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2. Archivage ou stockage

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2.1 Naissance de l’archivage électronique

 

Pendant des décennies le terme « archivage » a été porteur d’une connotation négative ou défavorable. Tout ce qui était archivé n’avait que peu de valeur ou n’était que nécessaire dans un cadre législatif ou réglementaire.

 

2.1.1 L’archivage électronique

 

L’ arrivée des nouvelles technologies a conduit à créer un nouveau concept, celui d’archivage électronique. Les informaticiens se sont empressés de s’intéresser à cette notion réhabilitant ainsi le terme d’archivage au sens large. Faut-il parler d’archivage électronique ou plus précisément de stockage électronique de documents ? Cette question va nous permettre de définir plus spécifiquement ce que l’on attend d’une gestion électronique de documents.

 

2.1.2 Les besoins constatés

 

Premièrement, les contraintes documentaires sont de plus en plus pressantes ? La courbe de production reste exponentielle. En 1985, selon la société IDC, le nombre de documents dans le monde doublait tous les cinq ans ? En 1989, il doublait tous les trois ans cette fois-ci, en 1991 le doublement était annuel et en 2014 il se réalisait tous les trois mois.

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A ce phénomène accélérateur  s’ajoute un autre élément lié au changement constaté dans les organisations.   L’ entreprise devient de plus en plus complexe, avec une vitesse de changement de plus en plus grande. Les échanges informationnels sont eux de plus en plus conséquents et le support papier a montré alors ses limites. Les besoins autour de l’exploitation de l’information, et non plus du document, s’insèrent dans des modes organisationnels nouveaux comme le partage de l’information et du travail ou les problèmes de sécurité et de confidentialité, et ce dans une dimension économique importante.

 

2.2 L’apport de la GED

 

Le document doit maintenant être envisagé en tenant compte de la gestion qui lui est appliquée au sens large et pas seulement en terme d’archivage ou de stockage, c'est-à-dire définir un système capable de l’accompagner tout au long de sa vie. Un document de base de création, puis éventuellement une mise à jour, et enfin arrive au stade de sa conservation.

 

2.2.1 Rationaliser l’information existante

 

La gestion électronique de document offre la possibilité de distinguer ce que l’on appelle le « document physique » et le « document logique ». La GED va nous permettre d’aller plus loin encore et d’avoir une approche multicritère du document. Par exemple, jusqu’à présent si l’on avait un catalogue industriel et que l’on souhaitait avoir un classement par fournisseur et par produit, il n’y avait que la solution de la duplication du document et autant d’exemplaires que de dossiers à alimenter. Nous allons tenter d’expliquer l’intérêt que revêt la GED face  des problématiques de ce genre.

 

2.2.2 Trois points fondamentaux de l’archivage électronique

 

• Amélioration  de la productivité

• Amélioration des prestations  de services pour l’utilisateur final

• Amélioration de la conservation du document

 

2.2.3 Les principes de la gestion du document

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• Une plus grande rapidité d’accès à l’information

• Une simultanéité d’accès par plusieurs utilisateurs à un même Document

• Un accès à distance au document quelle que soit sa localisation physique

• Un accès plus facile à travers de nombreux critères de recherche

• Une sécurité accrue en limitant les pertes de documents, et les accès en fonction des doits des utilisateurs.

 

Ces éléments caractéristiques de la GED permettent de voir qu’il s’agit d’une gestion vivante et dynamique et que celle-ci n’est donc pas un archivage, avec la notion de mémoire morte ou peu utilisée, mais un stockage permettant à tout instant de travailler sur le document et de l’utiliser.

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